Regulamin - warunki uczestnictwa

V Miedzynarodowa Konferecja EKO FORUM

§1. Postanowienia ogólne

1.1 EKO FORUM, zwane w dalszej części regulaminu Konferencją organizowaną przez OZEON Sp. z o.o. na zlecenie Fundacji Ośrodek Wspierania Ekologii w dalszej części Regulaminu zwany Organizatorem, odbywa się w terminie 27-28 maja 2019 w Hotelu Borowinowy Zdrój*** w Supraślu.

1.2 Organizatorem Kongresu jest OZEON Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku 15- 879 przy ul. Św. Rocha 11/1 lok. 713 NIP: 9662109479 REGON: 366414169 KRS: 0000659973, www.ozeon.com.pl, biuro@ozeon.com.pl, tel: +48 85 732 22 72

1.3 Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

1.4 Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: www.ekoforum.info

1.5 Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość zmian w programie dostępnym na stronie internetowej Kongresu: www.ekoforum.info

1.6 Uczestnikami Konferencji są osoby fizyczne oraz podmioty prawne, które dokonały rejestracji oraz uiściły opłatę za uczestnictwo w Kongresie zgodnie z warunkami zawartymi w formularzu rejestracyjnym znajdującym się na stronie internetowej Kongresu: www.ekoforum.info

1.7 W ramach Konferencji będą odbywały się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne, promocyjne, prelekcje zaproszonych gości, panel dyskusyjny oraz bankiet.

1.8 Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość odwołania Konferencji z powodu zbyt małej ilości zgłoszonych osób.

1.9 Organizator zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia zgłoszonych do uczestnictwa osób lub firm promujących się, a także do anulowania wcześniej przyjętego zgłoszenia bez podawania powodu. W takim przypadku osoba zgłoszona lub firma promująca się zostanie poinformowana o anulacji zgłoszenia indywidualnie przez pracownika Organizatora lub współorganizatora Konferencji.

§2. Uczestnictwo w Konferencji

2.1 Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

2.1.1 Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji: www.ekoforum.info

2.1.2 Uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez Organizatora podczas rejestracji, w terminie 7 dni od rejestracji.

2.1.3 Na życzenie uczestników zostaną wystawione potwierdzenia udziału w Konferencji.

2.1.4 Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem serwisu internetowego www.ekoforum.info upływa 23 maja 2019r. lub po osiągnięciu limitu zgłoszeń. Rejestracja po tym terminie będzie możliwa w Biurze Organizatora oraz osobiście w recepcji Konferencji w czasie jego trwania, w miarę dostępności miejsc.

§3. Rezygnacja z udziału w Konferencji

3.1 Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej. Uczestnik może również nieodpłatnie przenieść swoje uczestnictwo na inne osoby.

3.2 W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji:

a) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 30 dnia przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 50% wartości całości opłaty, pod warunkiem wcześniejszego otrzymania wpłaty za udział;

b) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji pomiędzy 29 a 15 dniem przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać odstępne w wysokości 75% wartości całości opłaty, pod warunkiem wcześniejszego otrzymania wpłaty za udział;

c) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 14 dniu przed rozpoczęciem Konferencji lub później, Organizator ma prawo zatrzymać całą otrzymaną wpłatę.

§4. Opłaty

4.1 Wykaz opłat za uczestnictwo w Konferencji jest zamieszczony na stronie internetowej Konferencji pod adresem www.ekoforum.info

4.2 Opłatę za udział w Konferencji należy przelać w terminie 7 dni od daty wystawienia właściwej faktury VAT na numer konta wskazany na fakturze przez Organizatora

OZEON Sp. z o. o.
ul. Św. Rocha 11/1 lok. 713, 15-879 Białystok
NIP: 9662109479
Tytułem: EKO FORUM 2019 , imię i nazwisko – nazwa firmy uczestnika, nr FV_____________

4.3 Organizator wystawi fakturę VAT tytułem dokonanych wpłat oraz dostarczy ją drogą elektroniczną na wskazany podczas rejestracji adres e-mail.

4.4 Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Kongresie.

4.5 Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie 7 dni od daty rejestracji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

4.6. W ramach opłaty za udział w Konferencji organizatorzy zapewniają:

  • pełne wyżywienie
  • bankiet
  • materiały konferencyjne

§5. Reklamacje

5.1 Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.

5.2 Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji w formie pisemnej.

5.3. Po upływie wyżej określonego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.

§6. Postanowienia końcowe

6.1 W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

6.2 W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, tzw. „siły wyższej” (np. powódź, huragan, śnieżyca itp.), Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji, a także kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez uczestników Konferencji.

6.3 Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

6.4 Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem, a Organizatorem w tym Regulaminu Hotelu oraz Regulaminu Parkingu. Regulamin Hotelu i Parkingu dostępny jest na stronie internetowej Konferencji.

6.5 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

6.6 Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. 133 z dnia 29 października 1997 r., poz. 833.) Organizator Kongresu nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów związanych z realizacją Kongresu. Kongres ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).

6.7 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

6.8 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

6.9 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez nich lub oddelegowane przez nich osoby na Konferencji, w tym za m.in. nazwę/logo, reklamy, inserty, banery, standy, roll up-y oraz inne materiały reklamowe. Uczestnicy ponoszą również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione na Konferencji przez nich lub delegowane przez nich osoby.

6.10 W trakcie Konferencji Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu obrad w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach wydawnictwa OZEON Sp. z o. o. oraz na stronach internetowych.

6.11 Niedozwolone jest utrwalanie (nagrywanie) przez uczestników przebiegu Konferencji za pomocą jakichkolwiek środków audiowizualnych bez zgody Organizatora.

6.12 Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.ekoforum.info

6.13 Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu.